Datenschutz für Bewerbungen

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist der Verein Bürgerschutz, ZVR 1053485349, Johann-Hiller-Straße 28, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich. PresseTeam Austria ist sein redaktionelles Onlineportal. Für Bewerbungen und zugehörige Datenschutzanfragen: bewerbung@presseteam-austria.at. Weitere Anbieterangaben: Impressum.

Welche Angaben wir wofür verwenden

Wir verarbeiten Name, E-Mail, Telefonnummer oder Kontaktalternative, gewünschten Aufgabenbereich, Region, Verfügbarkeit, Art der Mitarbeit, Motivation und freiwillige Angaben zu Erfahrung, Themen und Arbeitsproben, um Ihre Anfrage zu prüfen, Kontakt aufzunehmen und eine mögliche Zusammenarbeit vorzubereiten. Hinzu kommen erforderliche sachliche Gesprächsnotizen, Bearbeitungsstände und Zuständigkeiten.

Rechtsgrundlage für Ihre Bewerbung und die vorvertragliche Kommunikation ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Missbrauchsschutz, Sicherheit und erforderliche Dokumentation bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen verwenden wir Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere Interessen sind ein verlässliches, nachvollziehbares Bewerbungsverfahren und die Sicherheit vertraulicher Daten. Eine gesonderte Speicherung im Talentpool beruht auf Ihrer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Pflichtfelder sind für die Bearbeitung erforderlich. Ohne Kontaktadresse und Motivation können wir Ihre Bewerbung nicht sinnvoll prüfen. Weitere Angaben und die Talentpool-Auswahl sind freiwillig. Wir fragen weder Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit noch Privatadresse oder Bewerbungsfoto als Pflichtangaben ab. Bitte keine Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder vertraulichen Daten Dritter übermitteln.

E-Mail-Bestätigung und Zugriff

Ein zufälliger sechsstelliger Code gilt 15 Minuten, wird nur gehasht gespeichert und ist auf fünf Prüfversuche begrenzt. Zur Zuordnung wird nach Ihrer Anforderung ein technisch notwendiges, nicht durch JavaScript lesbares Cookie für zunächst 15 Minuten, bei ausstehender Dateiprüfung für weitere höchstens 30 Minuten gesetzt. Die Bestätigung belegt den Zugriff auf das Postfach, nicht Ihre Identität. Zum Missbrauchsschutz werden technische Netzmerkmale als zweckgebundene kryptografische Prüfwerte höchstens zwei Stunden gespeichert; der Bewerberdatensatz enthält keine rohe IP-Adresse.

Über „Bewerbung fortsetzen oder ändern“ können Sie eine noch offene Bewerbung mit derselben E-Mail-Adresse und einem neuen Code wieder öffnen. Dieser getrennte Zugang verwendet ein technisch notwendiges, nicht durch JavaScript lesbares Cookie: 15 Minuten für die Code-Eingabe und nach erfolgreicher Prüfung höchstens 30 Minuten für die Bearbeitung. Abgelaufene Zugangsprüfwerte werden beim nächsten erfolgreichen Bereinigungslauf entfernt. Vor der Code-Eingabe werden keine Bewerbungsdaten angezeigt. Der Aufruf allein bestätigt keine Bewerbung; erst Ihr ausdrückliches Speichern übermittelt den bestätigten Entwurf bzw. übernimmt Änderungen. Interne Notizen sind dort nicht sichtbar; bestätigte E-Mail-Adresse, hochgeladene Dateien und Einwilligungen bleiben unverändert.

Bewerbungstexte und interne Notizen sind nicht öffentlich und werden verschlüsselt gespeichert. Im Dashboard erhalten ausschließlich die personengebundenen Master-Verantwortlichen mit persönlicher Anmeldung und zusätzlichem E-Mail-Code Zugriff. Es gibt keine automatisierte Eignungsentscheidung, kein Bewerber-Ranking durch KI und keine Weitergabe als öffentliche Nutzerbewertung.

Technische Dienstleister

Wir verwenden die bestehenden Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienste des Portals: Vercel für Website und serverseitige Verarbeitung, Supabase für den geschützten Datenbestand und ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) für E-Mail-Bestätigung und Kommunikation. Die Datenbank des verwendeten Supabase-Projekts liegt in der EU (Irland). Hosting-, Support- und E-Mail-Verarbeitung können abhängig vom Dienst auch Drittlandbezüge haben; maßgeblich sind die vereinbarten Auftragsverarbeitungs- und Übermittlungsregelungen. Einzelheiten zu den Portal-Dienstleistern stehen in den Funktions-Datenschutzhinweisen. Eine Speicherung in der EU allein schließt Drittlandzugriffe nicht aus.

Interne Benachrichtigungen enthalten nur eine Referenz und den Link zum geschützten Dashboard, keine Bewerbungsunterlagen. Freiwillige Unterlagen (Lebenslauf, Arbeitsproben oder Foto) werden zusätzlich verschlüsselt in einem privaten Supabase-Speicher desselben EU-Projekts abgelegt. Dateityp und Dokumentstrukturen werden serverseitig in einem getrennten, zeit- und speicherbegrenzten Prozess geprüft. Eingebettete aktive Inhalte und externe Dokumentverknüpfungen werden abgewiesen; Bilder werden neu kodiert und von Metadaten bereinigt. Dies ist eine technische Formatprüfung, kein vollständiger Malware-Scan. Ein externer Virenprüfdienst ist nicht eingerichtet. Es werden keine Dateien an öffentliche Virenscan-Portale übermittelt. Noch nicht erfolgreich geprüfte Dateien sind nicht herunterladbar. Schlägt die technische Prüfung fehl, wird der Upload abgewiesen; die Bewerbung gilt erst nach E-Mail-Bestätigung und abgeschlossener Prüfung als vollständig eingegangen. Automatische Vorschauen sind ausgeschlossen. Berechtigte Master-Verantwortliche können freigegebene Dateien ausdrücklich herunterladen. Externe Arbeitsproben-Links werden nicht automatisch abgerufen.

Speicherdauer und Talentpool

• Noch nicht vollständig bestätigte Anfragen einschließlich ungeprüfter Dateien werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Abgelehnte Unterlagen werden gesperrt und zur Speicherlöschung vorgemerkt.
• Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die erforderlichen Angaben grundsätzlich noch sechs Monate zur Dokumentation und möglichen Rechtsverteidigung gespeichert und anschließend gelöscht.
• Offene Vorgänge werden nicht unbegrenzt aufbewahrt: spätestens zwölf Monate nach bestätigtem Eingang greift die automatische Löschung. Die Redaktion muss laufende Verfahren rechtzeitig abschließen.
• Bei gesonderter Talentpool-Einwilligung dürfen wir Sie auch zu weiteren passenden Möglichkeiten kontaktieren. Diese Einwilligung gilt höchstens zwölf Monate ab Erteilung und kann jederzeit ohne Nachteile für ein aktuelles Verfahren widerrufen werden. Der Widerruf beendet die Talentpool-Nutzung; erforderliche Daten des laufenden Verfahrens bzw. der sechsmonatigen Nachlaufzeit bleiben davon getrennt.
• Datensparsame Zugriffs- und Bearbeitungsprotokolle ohne Bewerbungstexte werden höchstens zwölf Monate gespeichert. Technische Sicherungskopien unterliegen den Sicherungs- und Löschzyklen der eingesetzten Dienstleister; bei einer Wiederherstellung sind bereits durchgeführte Löschungen erneut anzuwenden. Dateien werden beim Löschen sofort für Abrufe gesperrt; die endgültige Entfernung aus dem privaten Objektspeicher erfolgt durch den nächsten erfolgreichen Löschlauf (regulär innerhalb von 15 Minuten). Störungen können diesen Abschluss verzögern und sind im Betrieb zu beheben. Lokale Exporte und heruntergeladene Unterlagen müssen die Verantwortlichen gesondert geschützt aufbewahren und fristgerecht löschen.

Bei einer tatsächlich vereinbarten Zusammenarbeit informieren wir vor einer erforderlichen Übernahme in die Personal- oder Vertragsverwaltung über deren gesonderte Zwecke und Fristen. Es erfolgt keine automatische unbegrenzte Übernahme in einen Talentpool.

Ihre Rechte und Widerruf

Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen und einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Wenden Sie sich mit Ihrer Bewerbungsreferenz an bewerbung@presseteam-austria.at. Wir klären die Berechtigung zur Anfrage datensparsam; bitte keine Ausweiskopie unaufgefordert schicken.

Sie können sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Ihre Angaben werden nicht für Newsletter oder Werbung verwendet.